Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist Tobias Mayer, Kellerstraße 26, 81667 München. Die Kontaktdaten finden Sie im Impressum.

2. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

EBeasy ist eine Verwaltungsanwendung für Elternbeiräte. Wir verarbeiten die Daten, die für den Betrieb nötig sind:

• Konto- und Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort) — um Ihnen ein Konto bereitzustellen und Sie anzumelden.
• Inhalte, die Sie anlegen (Dokumente, Listen, Termine, Protokolle, Kontakte, Dateien) — um die Funktion zu erbringen, für die Sie EBeasy nutzen.
• Chat-Nachrichten — Ende-zu-Ende-verschlüsselt (siehe Abschnitt 7).
• Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse) — vom Server verarbeitet, um die Anwendung auszuliefern und sie gegen Missbrauch zu schützen (u. a. Begrenzung der Anfragehäufigkeit).

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags), auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb) und, soweit Sie einwilligen, auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Hosting und Speicherort

EBeasy läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Die Datenbank (self-hosted Supabase) und alle Inhalte liegen auf diesen Servern; es wird kein Cloud-Dienst für Speicherung oder Datenbank genutzt. Sicherungen werden verschlüsselt (restic) auf einer Hetzner Storage Box in Deutschland abgelegt und täglich erneuert.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH (Deutschland)

Betrieb der Server und der verschlüsselten Sicherungen sowie Versand der System-E-Mails (z. B. Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts) über einen eigenen Mailserver. Übermittelt werden dabei die E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Mail.

Mistral AI SAS (Frankreich)

Die KI-Funktionen (Alt-Texte für Bilder, Formulierungs- und Aufbauhilfe für Dokumente, Übersetzung). Übermittelt wird der Text bzw. das Bild, das Sie dafür auswählen — und nur, wenn Sie die Funktion auslösen. Ist keine KI eingerichtet, findet auch keine Übermittlung statt.

Alle genannten Anbieter sitzen in der EU. Über sie hinaus geben wir Daten nur weiter, wo es für die nachfolgend genannten Funktionen unvermeidbar ist.

6. Kennzeichnung von KI-erzeugten Inhalten

Inhalte, die von der KI erzeugt oder verändert wurden, sind in EBeasy sichtbar gekennzeichnet — am einzelnen Baustein mit dem Hinweis „Mit KI erstellt“, und in einem Dokument, dessen Inhalte vollständig von der KI stammen, mit einem Satz oberhalb des Dokuments. Automatische Übersetzungen tragen einen eigenen Hinweis in der jeweiligen Sprache.

Wer ein Dokument bearbeitet, kann für einen solchen Inhalt ausdrücklich die Verantwortung übernehmen („Von mir geprüft“). Der sichtbare Hinweis entfällt dann; gespeichert bleibt, dass der Text ursprünglich von einer KI stammt, samt Zeitpunkt und verwendetem Modell. Diese Angabe wird nicht gelöscht.

Beim KI-Assistenten wird vor der Nutzung darauf hingewiesen, dass die Antworten von einer KI stammen und fehlerhaft sein können.

7. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Chats

Die Chat-Funktion ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nachrichten werden auf dem Gerät ver- und entschlüsselt; der Schlüssel verlässt Ihr Gerät nicht. Der Betreiber und die Server können die Inhalte der Chat-Nachrichten nicht lesen.

8. Übermittlung in Drittländer (USA)

Die folgenden Funktionen übermitteln Daten in die USA. Wir nennen sie ausdrücklich:

• Push-Benachrichtigungen — Apple (APNs, USA). Für Mitteilungen an die iOS-App wird eine Benachrichtigung über den Apple Push Notification service zugestellt.

Die USA sind ein Drittland ohne generell gleichwertiges Datenschutzniveau. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw., soweit der Anbieter zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework.

Eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter der im Impressum genannten Kontaktadresse.

9. Cookies

EBeasy setzt die technisch notwendigen Cookies, die für Anmeldung und Sitzung gebraucht werden. Daneben verwenden wir ein Besucher-Kennungs-Cookie (eb_visitor). Über nicht zwingend erforderliche Cookies entscheiden Sie im Zustimmungs-Hinweis der Anwendung; Ihre Wahl können Sie dort ändern.

10. Speicherdauer

Daten eines aktiven Elternbeirats speichern wir, solange das Konto besteht, und löschen sie auf Ihre Anforderung. Ein bei der Registrierung angelegter, aber nie per E-Mail bestätigter Elternbeirat wird nach sieben Tagen automatisch entfernt.Technische Zugriffsdaten im Zugriffsprotokoll des Servers werden für Betrieb und Missbrauchsabwehr vorgehalten und nach 14 Tagen gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die im Impressum genannten Kontaktdaten.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

13. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Name und E-Mail-Adresse sind für die Nutzung von EBeasy erforderlich: Ohne sie lässt sich kein Konto anlegen, und ein Elternbeirat kann Sie weder einladen noch Ihnen Schreibrechte geben. Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, diese Daten anzugeben — ohne sie ist die Nutzung von EBeasy aber nicht möglich.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-Funktionen (siehe Abschnitt 5) formulieren, übersetzen und beschreiben Bilder — sie treffen keine Entscheidungen über Personen und bewerten niemanden.